Menurut KKBI, rapat adalah pertemuan / kumpulan untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk
bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
Setiap kegiatan baik yang bersifat formal maupun bersifat non
formal, tentu mempunyai suatu keinginan, maksud, dan tujuan yang ingin dicapai.
Adapun tujuan diadakannya rapat yaitu :
- Untuk memecahkan / mencari jalan keluar suatu masalah
- Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
- Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah- masalah yang sedang terjadi
- Mempersiapkan suatu kegiatan, dll.
Rapat termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur,
diantaranya :
- Tujuan rapat
- Masalah yang dirapatkan
- Pemimpin rapat
- Peserta rapat
- Media rapat
- Notulis / sekretaris
Berikut adalah contoh – contoh dokumen yang dibutuhkan baik sebelum
maupun setelah diadakan rapat
PT. PRADITYA
WIJAYA
Jalan Pemuda
No. 29
BLORA
Nomor : 001/PW/XI/16 14 September 2017
Lampiran : -
Hal : Undangan Rapat
Kepada Yth.
Bapak / ibu Kepala devisi
di tempat
Dengan ini kami mengharapkan kehadirannya, besok pada:
Hari : Rabu
Tanggal : 16 September 2017
Waktu : 08.00 – Selesai
Tempat : Ruang pertemuan PT. Praditya Wijaya
Acara : Pembahasan masalah pemasaran online
Karena pentingnya acara ini, maka semua undangan
diharapkan untuk dapat hadir tepat waktu dan tidak diwakilkan.
Atas perhatiannya, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat
kami,
Rafi
Sijangga SE, MBA
Pimpinan
PT. PRADITYA
WIJAYA
Jalan Pemuda
No. 29
BLORA
DAFTAR HADIR
Hari,
Tanggal : 16 September 2017
Waktu : 08.00 – Selesai
Acara : Rapat pembahasan masalah pemasaran online
No.
|
NAMA
|
JABATAN
|
TTD
|
1.
|
Rafi
Sijangga, SE, MBA
|
Pimpinan
|
|
2.
|
Cahyo
Setyawan, SE
|
Kepala
Devisi Pemasaran
|
|
3.
|
Gracia
Regina, SE
|
Kepala
Devisi Penjualan
|
|
4.
|
Ariska
Putri
|
Staf
Penjualan
|
|
5.
|
Edy
Purwanto
|
Staf
Pemasaran
|
|
6.
|
Dicky
Hermawan
|
Staf
Penjualan
|
Mengetahui,
Pimpinan
Rafi
Sijangga SE, MBA
AGENDA
RAPAT
RUTIN
TRI WULAN
EVALUASI
PEMASARAN ONLINE
Rapat rutin tri wulan mengenai hal – hal yang
terkait dengan Pemasaran Online
Hari : Sabtu
Tanggal : 16 September 2017
Waktu : 08.00 – Selesai
Tempat : Ruang Pertemuan PT. Praditya Wijaya
Pimpinan Rapat : Rafi
Sijangga SE, MBA
 |
Mengetahui, Blora, 16 September 2017
Pimpinan Sekretaris
Rafi
Sijangga SE, MBA Dinda Virginia
PT. PRADITYA
WIJAYA
Jalan Pemuda
No. 29
BLORA
NOTULA
RAPAT RUTIN TRI WULAN
Evaluasi Pemasaran Online
A. Pelaksanaan
· Tempat : Ruang
rapat
· Tanggal : 16 September 2017
· Waktu : 08.00
WIB
B. Pemimpin
rapat : Rafi Sijangga SE, MBA
Notulis : Dinda Virginia
C. Susunan
acara
· Pembuka
· Inti
rapat
· Penutup
D. Peserta
rapat :
Hadir :
1. Rafi
Sijangga SE, MBA selaku pimpinan PT NUGRAHA JAYA ABADI
2. CahyoSetyawan,
SE selaku Kepala Devisi pemasaran
3. Gracia
Regina, SE selaku Kepala Devisi Penjualan
4. Ariska
Putri selaku Staf Penjualan
5. Edy
Purwanto selaku Staf Pemasaran
6. Dicky
Hermawan selaku staf penjualan
Tidak
hadir : -
E. Jalannya
rapat
1. Pembukaan
Rapat dibuka pada pukul 08.00 WIB oleh Bapak Rafi Sijangga selaku
pimpinan rapat
2.
Inti rapat
a.
Sambutan
Pimpinan
meminta Cahyo Setyawan Kepala Devisi Pemasaran untuk memberi laporan terkait
Pemasaran Online.
Cahyo
Setyawan menjelaskan bahwa setelah diadakannya review pelaksanaan sistem
Pemasaran Online selama 2 bulan menjadi salah satu cara pemasaran baru yang
akan berdampak pada pengaruhnya dalam penjualan jasa training maupun konsultan.
b.
Tanggapan
1. Menurut
Gracia Regina, SE
Berdasarkan
data dihimpun angka penjualan meningkat selama 2 bulan terakhir setelah
menggunakan jasa training maupun konsultan. Hal ini ditunjukkan dengan
peningkatan jumlah penjualan antara 15% - 25%.
2. Ariska
Putri Staf Penjualan
Memberi
tau peningkatan data penjualan selama 2 bulan terakhir.
3. Edy
Purwanto mengusulkan perlu dibentuk bagian khusus untuk pemasaran online,
karena dalam pemasaran online staf yang bertugas tidak dapat melayani pemasaran
yang lain. Dimana staf online harus terus memantau pemasaran dan melayani
customer online secara langsung.
4. Dicky
Hermawan berpendapat bahwa sejak pemasaran online digunakan bagian penjualan
juga mengalami perubahan cara bekerja dalam hal penjualan jasa yang harus
secepatnya dikehendaki customer.
5. Rafi
Sijangga mengemukakan bahwa dengan adanya usulan peseta rapat, mohon
pertimbangan saudara Gracia Regina tentang perlunya di bentuk bagian khusus
pemasaran online.
c.
Kesimpulan
Pimpinan
setuju dan rapat akan dilanjutkan minggu depan dengan mengundang Kepala Bagian
Personalia sesuai usulan permintaan penambahan pegawai untuk bagian pemasaran
online.
3. Penutup
Kegiatan
rapat ditutup oleh Bapak Rafi Sijangga
selaku pimpinan rapat pada pukul 10.00 WIB dengan mengucapkan terima kasih.
Mengetahui, Blora, 16 September 2017
Pimpinan
Notulis
Rafi
Sijangga SE, MBA Dinda Virginia
Sekretaris
DENAH
/ LAYOUT RUANG RAPAT
 |
Keterangan :
1. Pimpinan
2. Kepala
Devisi Pemasaran
3. Kepala
Devisi Penjualan
4. Staf
Penjualan
5. Staf
Penjualan
6. Staf
Pemasaran
7. Sekretaris
/ notulis
